Mail en documenten verwerken
Opdrachten, formulieren of facturen die per mail binnenkomen: AI leest ze uit en zet de gegevens op de juiste plek.
Automatiseren met AI, op maat gebouwd
Van handwerk naar slimme processen.
Overtypen, lijstjes maken, gegevens van het ene systeem naar het andere zetten: dat werk kost elke week uren. Flowvonk zoekt samen met jou waar die tijd weglekt, bouwt snel iets dat het overneemt, en zorgt dat het daarna elke dag blijft werken.
- Werkt met de systemen die je al hebt
- Snel iets tastbaars, geen lang traject
- Ook na oplevering in goede handen
Werkt samen met wat je al gebruikt
- Microsoft 365
- Outlook
- SharePoint
- Exact Online
- FileMaker
- HaloPSA
- Planningssoftware
- Home Assistant
Wat we doen
Het werk dat steeds terugkomt, doet de computer.
Geen groot softwarepakket, maar maatwerk dat precies het stuk handwerk overneemt waar jij last van hebt.
Systemen aan elkaar koppelen
Planning, boekhouding, urenregistratie en Microsoft 365 praten met elkaar. Gegevens stromen door, zonder overtypen.
Lijsten die zichzelf maken
Weeklijsten, rapportages en meldingen staan op tijd klaar bij de juiste mensen. Niemand hoeft eraan te denken.
Dashboards en portalen
Eén overzichtelijke plek voor je team of je klanten, met veilig inloggen via je bestaande Microsoft-account.
Facturatie en verbruik
Verbruik ophalen, indelen en klaarzetten voor de boekhouding. Minder fouten en sneller gefactureerd.
Trage systemen doorlichten
Wordt een systeem steeds trager? We meten, vinden de oorzaak en geven concreet advies over wat er beter kan.
Voorbeelden
Zo ziet dat er in de praktijk uit.
Echte opdrachten, zonder namen: we noemen klanten niet zonder hun toestemming.
Opdrachten uit de mailbox, vanzelf in de planning
Eerst
Opdrachtgevers mailen hun opdrachten als pdf. Op kantoor werd elke opdracht met de hand overgetypt in het planningssysteem.
Nu
AI leest de pdf en maakt het project zelf aan. In een dashboard ziet het team wat er binnenkwam en wat ermee gebeurde, met inloggen via het eigen Microsoft-account. En elke week staat de meeneemlijst voor de monteurs vanzelf klaar.
Een AI die bij elk nieuw ticket meedenkt
Eerst
Elk nieuw supportticket begon bij nul: lezen, uitzoeken wat er speelt en bedenken wat de eerste stap is.
Nu
Een AI-gateway analyseert elk nieuw ticket en zet een voorstel als interne notitie klaar voor de medewerker. Het AI-model draait lokaal. Privacyfilters bepalen welke gegevens het model krijgt en houden gevoelige informatie uit de notitie. In een dashboard stel je per klant en afzender instructies in, en zie je per ticket precies wat er naar het model is gegaan.
Elke dag zicht op wat er in je netwerk openstaat
Eerst
Bij zeven publieke subnetten is het lastig bij te houden welke diensten bereikbaar zijn en welke beveiligingsadviezen ertoe doen.
Nu
Een eigen webapp controleert elke dag alle subnetten: welke diensten bereikbaar zijn, of de TLS-certificaten van websites kloppen, en waar WordPress of inlogpagina's van Fortinet draaien. Adviezen van NCSC, CISA en FIRST worden automatisch bijgewerkt en overzichtelijk getoond. De controles blijven bewust beperkt tot eigen IP-adressen en openbare informatie: geen inlogpogingen en geen pogingen om binnen te komen.
Abonnementen en belkosten, zonder spreadsheetwerk
Eerst
Abonnementen en belminuten werden met de hand bij elkaar gezocht voordat er gefactureerd kon worden.
Nu
Gespreksgegevens worden automatisch ingelezen en ingedeeld. De facturatie loopt via een koppeling met de boekhouding, en klanten zien hun eigen belkosten in een portaal.
Waarom wordt ons systeem steeds trager?
Eerst
Het bedrijfssysteem werd steeds trager. De hardware was al uitgesloten, maar niemand wist waar het dan wél aan lag.
Nu
We hebben de logbestanden en de opbouw van de database doorgelicht. Het resultaat: een helder rapport met grafieken, snelle verbeteringen, grotere aanpassingen en beveiligingspunten die aandacht nodig hadden.
Eigen projecten
Nieuwe technieken proberen we eerst uit op ons eigen huis en voor de familie.
Een huis dat zelf slim met energie omgaat
Eerst
Thuisaccu, laadpalen, warmtepomp en zonnepanelen werkten elk voor zich, terwijl de stroomprijs per uur verschilt.
Nu
Eén geheel dat de accu laadt op de goedkoopste uren, de laadpalen per paal aanstuurt en de warmtepomp naar gunstige momenten schuift. Met spraakbediening, en een dagelijkse controle of alles draait zoals bedoeld.
Een veilige mailbox voor oma
Eerst
Oma kreeg zoveel spam dat haar mailbox bijna niet meer te gebruiken was.
Nu
Een eigen mailfilter op een NAS controleert alle inkomende mail op spam en virussen. Verdachte berichten worden apart bewaard, zodat de gewone mailbox overzichtelijk blijft. Familieleden beheren het filter via een webapp op hun telefoon: berichten beoordelen en afzenders toestaan of blokkeren. Nieuwe beheerders komen er pas in na goedkeuring en loggen in met tweestapsverificatie. Elke dag komt er een overzicht, en bij een storing een melding.
Werkwijze
Van vonk tot flow.
Het idee is het begin. Waar het om draait, is dat het daarna gewoon blijft werken.
-
Vonk
We kijken samen naar je werkdag. Waar wordt overgetypt, gezocht of dubbel gedaan? Je krijgt een eerlijk beeld van wat loont om te automatiseren, en wat niet.
-
Voorstel
Op papier: wat de automatisering doet, wat het kost en wat we van je nodig hebben. Geen verrassingen achteraf.
-
Bouwen
Met AI gaat bouwen snel. Je ziet al vroeg iets werkends en test mee met je eigen gegevens.
-
Flow
We zetten het live en blijven erbij: beheer, verbeteringen en hulp als er iets verandert in je bedrijf.
Na de vonk
Snel bouwen is mooi. Dat het over een jaar nog werkt, telt.
Een automatisering is pas iets waard als je er elke dag op kunt bouwen. Daarom hoort beheer er vanaf het begin bij.
In de gaten gehouden
Draait er iets niet zoals het hoort, dan krijgen wij een melding. Vaak is het opgelost voordat je er last van hebt.
Veilig ingericht
Een automatisering krijgt alleen de rechten die hij nodig heeft. Inloggen gaat met tweestapsverificatie en wachtwoorden staan nooit in de code.
Terug te draaien
Elke wijziging wordt bewaard. Gaat er iets mis, dan zetten we de vorige versie terug.
Overdracht in gewone taal
Je krijgt een document dat uitlegt wat er draait en waarom. Je zit nooit vast.
Groeit mee
Verandert je werkwijze of komt er een systeem bij, dan passen we de automatisering aan.
Hosting in Nederland
Samen met CloudingIT, op eigen hardware in een Nederlands datacenter. Of op je eigen server, als je dat liever hebt.
Over Flowvonk
Gebouwd door iemand die weet wat beheer is.
Achter Flowvonk zit Stefan Kop. Zijn achtergrond ligt in servers, netwerken en beveiliging: van het netwerk van een school tot hostingplatforms en complete serveromgevingen. Tegenwoordig bouwt hij met AI de software die bedrijven werk uit handen neemt.
Die combinatie maakt het verschil. AI maakt maatwerk snel en betaalbaar. Ervaring met beheer zorgt dat het ook veilig is, goed vastgelegd, en blijft draaien als niemand ernaar kijkt.
Flowvonk is een handelsnaam van Cloud Flevoland B.V., het bedrijf achter CloudingIT. Hosting en infrastructuur regelen we samen met CloudingIT.
AI schrijft de code. Ik zorg dat het klopt, dat het veilig is en dat het blijft draaien.
Contact
Waar lekt bij jou tijd weg?
Vertel in een paar zinnen welk werk steeds terugkomt. We denken vrijblijvend mee over wat er te automatiseren valt.
Mail onsof schrijf naar info@flowvonk.nl